Информационные системы Общие функции офисной системы

Функции офисной системы вытекают как из задач автоматизации и компьютеризации офисной деятельности, так и из средств, предлагаемых электроникой, информатикой и связью для достижения этих целей.

https://esadigital.ru/catalog/rezhushchie-plottery/ купить режущие плоттеры

Офисная система выполняет следующие общие функции:

  1. функция для ввода информации в систему.
  2. функция хранить и извлекать информацию.
  3. функция обработка.
  4. функция выход.
  5. функция командование и управление.

Функция введения информации в систему осуществляется различными способами, такими как: "извлечение информации из национальных или международных общественных или частных сетей связи; «поиск информации из локальной сети передачи данных; «ручной ввод данных и текста или запись с соответствующим оборудованием речи, изображения и звука.

Информация, однажды введенная в систему, либо обрабатывается немедленно, в режиме реального времени, либо сохраняется для дальнейшей обработки, без возможности передачи ее на выход, без сохранения или обработки системой.

Функция хранения и поиска информации играет важную роль в функционировании офисной системы. Емкость хранения информации и скорость доступа к данным являются основными критериями для оценки производительности офисной системы.

Информация может храниться следующим образом: «во внутренней памяти - для обрабатываемых данных»; во внешней памяти - для данных, к которым периодически обращаются; «электронный архив, для информации, к которой редко обращаются.

Информация, хранящаяся в памяти офисной системы, может быть использована посредством локальной консультации или передана заявителям через сети связи.

Функция обработки относится к широкому спектру операций и процессов: «преобразование информации из аналоговой в цифровую, необходимое для ее хранения и обработки на компьютерном носителе, а также операция преобразования из цифровой в аналоговую; «передача информации с одного типа носителя (магнитного, оптического, графического) на другой (преобразование носителя); копирование информации на носитель того же типа (операция воспроизведения информации); «Создание и выгрузка информационной базы офисной системы. Она включает в себя набор процедур, формирующих структуру и способ организации информации о технической поддержке, загрузки созданных таким образом баз данных с информацией из внешней или внутренней памяти из сетей связи. либо вручную, с терминалов; «Обновление информационной базы. Эта операция включает удаление и ввод информации и изменение существующей информации; «фактическая обработка информации, заключающаяся в выполнении самых разнообразных операций, которые могут касаться: любая форма - в случае обработки текстов, документов и изображений; или контент - в случае обработки данных. «обработанная информация должна рассматриваться в режиме реального времени. Это делается с помощью программ, которые позволяют искать, выбирать и передавать запрашиваемую информацию на периферийное устройство вывода (монитор, принтер и т. д.); «Форматирование запрашиваемой информации на выходе подразумевает различные операции в зависимости от характера запрашиваемой информации. В случае обработки текстов, документов и изображений форматирование является одной из основных операций, которым подвергается этот тип информации.

Функция вывода информации из системы должна удовлетворять нескольким требованиям с учетом нескольких аспектов, а именно: «характер информации, передаваемой на выход: данные, тексты, документы, звуковые последовательности, визуальные последовательности; «фактическое содержание запрашиваемой информации на выходе; «характер технической или графической поддержки, на которую должна передаваться информация, подлежащая передаче; «цифровая или аналоговая форма передаваемой информации; «соответствующий получатель и средства связи».

Функция управления и контроля офисной системы обладает всеми необходимыми атрибутами для управления и регулирования функционирования всей системы, всех ее функций, оптимального распределения системных ресурсов, связанных с оборудованием, внутренней памятью, программной базой и информационной базой. Здесь также осуществляется управление процессами ввода, обработки и вывода информации в соответствии с их характером, назначением и способом передачи результатов.